В статье мы расскажем о том, как наладить процесс работы с контрагентами и сделать его более эффективным. Как получать от них вовремя все документы и правильно оформленными. А это в свою очередь сэкономит время и ресурсы и вашей бухгалтерии, и самих поставщиков и клиентов, от которых напрямую зависит работа компании.
Какие бывают контрагенты
Всех контрагентов можно разделить на две группы: контрагенты, от которых зависим мы, и контрагенты, которые зависят от нас.
С теми, кто зависит от нас, разговор короткий - если хотите работать с нами, выполняйте наши требования к оформлению и срокам передачи первичных документов. А если кто-то не будет их выполнять - мы можем поменять его на более адекватного.
А от кого зависим мы? Во-первых, от органов власти (налоговая инспекция, ПФР, таможня, миграционная служба и т. д.). Во-вторых, от поставщиков-монополистов (Газпром, РЖД…). В-третьих, от крупных покупателей нашей продукции. Таким контрагентам диктовать условия бессмысленно. Скорее, наоборот, нам приходится подстраиваться под их требования и сроки.
Почему так важно выделить привилегированных контрагентов
Начнем с контрагентов, от которых зависим мы. Четкий список таких VIP-контрагентов позволит существенно снизить расход ценного времени бухгалтерии. Как правило, мы возимся со всеми без разбора и тратим время на всех, включая самых мелких индивидуальных предпринимателей.
Когда контрагенты разбиты на две части, то возиться нужно только с первой группой. Бывает, что бухгалтерия вынуждена сама делать документы за особо важных поставщиков и отвозить бумаги, а сотрудники компании-партнера только печать ставят и расписываются. А что делать? Мы от них зависим. Но, как показывает практика, таких избранных контрагентов набирается не более 10 процентов от общего числа.
Остальные 90 процентов автоматически попадают во второй список. Чувствуете, как теперь снизится ваша нагрузка?
Кто должен составлять перечень привилегированных контрагентов? Ни в коем случае нельзя делегировать эту задачу руководителям соседних подразделений, например коммерческому директору или начальнику отдела снабжения. Ведь тогда в него попадут практически все, с кем они работают.
Утверждение списка - прерогатива исключительно генерального директора. Руководитель заинтересован в том, чтобы перечень был максимально коротким. Ведь чем длиннее он будет, тем больше времени, а следовательно, и денег вправе потребовать за такое VIP-обслуживание главный бухгалтер.
Как организовать работу с контрагентами, которые зависят от нас
С контрагентами, которые зависят от нас, все просто. Главное разработать регламентирующие документы на все случаи жизни и обеспечить доступ к ним - читайте и выполняйте. Для начала введем приемные часы для бухгалтерии и отдельно для главбуха. Далее график документооборота. Нужно установить комфортные для нас сроки поступления документов. И обязательно прописать порядок приема-передачи.
Затем имеет смысл разработать инструкцию по оформлению документов: акта, накладной, счета-фактуры. К ней лучше приложить образцы заполнения и донести до всех контрагентов, что документы, оформленные неправильно, приниматься не будут.
И последний момент - взаиморасчеты. Вводим новый порядок, по которому следующий аванс не выплачивается, если предыдущий не закрыт корректно оформленными документами. Все отклонения от правила возможны только со служебной запиской от курирующего подразделения, завизированной у директора.
Чтобы донести эту информацию до контрагентов, можно создать информационный стенд перед входом в бухгалтерию или специальный раздел на сайте компании. Не лишним будет подготовить стандартный договор и указать в нем все условия, связанные с графиком документооборота и порядком взаиморасчетов.
Какая внутренняя отчетность потребуется для эффективной работы с контрагентами
Чтобы оперативно выявлять отклонения от установленных правил работы с контрагентами, надо настроить внутреннюю отчетность. Желательно создать несколько простых отчетов, каждый из которых будет решать одну задачу. Основными будут отчет о соблюдении графиков документооборота, контроль уровня дебиторской задолженности и отчет о ходе сверки взаиморасчетов.
В отчете о соблюдении графиков документооборота ответственный бухгалтер может увидеть бумаги, поступившие с опозданием или пока не пришедшие вообще. Чтобы картина была более наглядной, стоит оценивать не только суммы по документам, но и количество самих бумаг. К примеру, не получено документов на сумму 500 000 руб. И это может быть всего один счет, а может и 500. Контроль уровня дебиторской задолженности показывает незакрытые авансы. Отчет необходимо настроить в разрезе контрагентов, договоров и документов.
Чтобы получаемые из отчетов цифры были более наглядными, нужно предусмотреть возможность сортировки данных по срокам и по отделам. А для этого необходимо, чтобы за каждым договором было закреплено ответственное подразделение. Тогда вне зависимости от того, кто вносит в программу реквизиты нового документа, бухгалтер будет понимать, кто его курирует.
Отчет о ходе сверки взаиморасчетов - итоговый, поэтому о нем стоит поговорить отдельно.
Как провести сверку взаиморасчетов с минимальными усилиями
Сверку взаиморасчетов с контрагентами необходимо проводить ежегодно в рамках инвентаризации счетов учета расчетов. Но можно делать ее и раз в квартал. А с компаниями, с которыми осуществляется большой объем сделок - ежемесячно.
Отчет о ходе сверки помогает сделать процесс более наглядным. Чтобы он начал помогать в работе, необходимо наполнить бухгалтерскую программу определенными сведениями. Прежде всего, это касается карточки контрагента. В нее включаем следующие поля: периодичность сверки (например, «раз в квартал») и сроки сверки (скажем, «с 1-го по 5-е число»). В отчет также стоит внести колонку «Ответственное подразделение». Это удобно для бухгалтерии: если в акте сверки с каким-либо контрагентом есть расхождения, то сразу понятно, к кому идти с просьбой разобраться. А заодно видно, с контрагентами каких подразделений больше всего проблем, за кем больше всего числится неподтвержденной задолженности.
Часть отчета с информацией о суммах советую сделать из трех колонок: «Сальдо расчетов (по нашим данным)», «Сальдо расчетов (по данным контрагента)» и «Разница сальдо».
Строка «Итого» в отчете позволит оценивать состояние процесса сверки в целом. Для этого достаточно сопоставить значения сальдо по данным нашей компании и сальдо по данным наших контрагентов. Пример отчета о ходе сверки приведен на рисунке ниже.
Как наладить отношения с контрагентами, если менеджеры не помогают
Во-первых, установить контакты с бухгалтерией контрагента. Ни в коем случае не стоит общаться с менеджерами другой компании! Мало того что это лишнее звено в цепочке только усилит эффект испорченного телефона, так еще и времени на объяснение того, что нам нужно, будет уходить гораздо больше.
Во-вторых, попытаться встать на место бухгалтера контрагента и понять, что ему мешает передавать документы вовремя и правильно оформленными. Возможно, удастся найти бесконфликтные способы решения проблем.
И в-третьих, разговаривать с представителями других компаний доброжелательно и конструктивно, избегая неконкретных фраз типа «так положено по законодательству» или «это же очевидно, что нужно делать именно так». Лучше приведите ссылку на конкретный пункт нормативного документа. При таком стиле общения взаимопонимания удастся достичь гораздо быстрее.
Контрагентом является одна из основных сторон договора, которая принимает на себя обязательства согласно подписанному договору. Каждая сторона, подписавшая документ, считается контрагентом по отношению друг к другу.
Такие партнеры в дальнейшем будут связаны конкретными обязательствами друг с другом.
В качестве контрагентов могут выступать юридические или физические лица, организации, предприятия. Более того, контрагентом может выступать некий подрядчик (юридическое или физическое лицо), который получает вознаграждение за свою работу и обязуется выполнять все требования заказчика.
Контрагентами предприятия выступают как раз подобные подрядчики. Именно они подписывают документы с другими компаниями, и выступают в качестве доверенного лица.
Под термином контрагент так же могут подразумевать компанию, которая в ходе сделки, обязуется выполнять все виды работ, ранее согласованные с основными требованиями заказчика.
Стоит отметить, что практически любой человек или организация, с которыми у вас возникают финансовые отношения, будут выступать для вас контрагентами.
Расчеты предприятия с контрагентами
Все основные расчеты предприятия с контрагентами зависит от того, какая же методика была указана предварительно в подписанном договоре. Расчетные данные в обязательном порядке должны быть занесены в информационную электронную базу.
Более того, с одним контрагентом можно подписать несколько договоров, однако все они могут быть заключены на разных условиях.
Для измерения задолженности между контрагентами следует выбирать один вариант среди указанных ниже.
Им может быть, например:
- Иностранная валюта;
- Условные единицы;
- Рубли.
Иностранную валюту предпочитают предприятия, которые заключали договор с иностранными партнерами. Первые варианты расчета могут использоваться для погашения задолженности с отечественными контрагентами.
Также, важным пунктом в расчетах предприятия с контрагентами является возможность детализация выплат.
Например, одна из сторон может предложить осуществлять расчеты:
- Отдельно по каждому документу , которые могут содержать данные об отгрузках, оплате и т.д.
- Сразу по всему договору.
Одним из самых распространенных вариантом являются случаи, когда одна конкретная оплата относится к какой-то поставке.
Здесь может быть два варианта:
- Сначала может быть зафиксирована оплата , и только потом сам факт поставки, либо же наоборот.
- Сначала происходит поставка товара , и только потом производиться оплата непосредственно за сам поступивший товар.
Возможен и совершенно другой вариант расчетных операций предприятия с контрагентами. Последний, например, обязуется в течение неделе либо же месяца поставлять товары по разовым документам.
В свою очередь, предприятие подписавшее соглашение с контрагентом, должно выплатить всю сумму по окончанию неделе или месяца, смотря какой период указан в договоре. Однако подобный вариант практикуется только с надежными и проверенными предприятиями.
Стоит отметить, что расчетные операции могут проводиться не только наложенными платежами. Существуют еще и другие формы расчетов, такие как чеки, платежные поручения, и многие другие. Выбранная форма расчетов с контрагентами обязательно должны прописываться в договоре.
Основные виды контрагентов
На сегодняшний день существует две большие группы контрагентов, которые подразделяются на клиентов и персон. В качестве первых выступают различные организации, юридические лица.
Персоны – это физические лица, которые обладают соответствующими реквизитами и методами работы. Также дополнительно выделяют сотрудников (персоны) и поставщики (клиенты).
Итак, какие же еще бывают виды контрагентов?
- Покупатель — продавец. Здесь одна сторона обязана передать другой стороне определенный товар. А вот покупатель должен принять товар и обязательно заплатить за него фиксированную денежную сумму.
- Залогодержатель — залогодатель. Залогодержатель имеет полное право стянуть с залогодателя определенную сумму денег, если второй не сможет выполнить указанные обязательства по договору.
- Кредитор второго лица и поручитель. Согласно договору поручитель должен отвечать за все проделанные действия второго лица перед кредитором.
- Покупатель — поставщик . По договору поставщик в обязательно порядке должен передать товар согласно указанным срокам покупателю. В свою очередь, покупатель обязывается использовать товар исключительно в предпринимательской деятельности, но никак не в личных, семейных или домашних целях.
- Потребитель — поставщик.
- Комитент — комиссионер. Здесь одна сторона (комитент) нанимает другую сторону (комиссионер). Комиссионер совершает одну или более сделок от имени комитента, за что в дальнейшем получает вознаграждение.
- Одаряемый — даритель. Даритель передает безвозмездно одаряемой стороне какую-либо вещь.
- Плательщик ренты — получатель ренты. Согласно условиям договора получатель ренты передают плательщику ренты собственное имущество. В тоже время плательщик ренты обязан постоянно выплачивать первой стороне оговоренную денежную сумму, либо содержать получателя ренты на выгодных условиях.
- Арендодатель – арендатор. Арендодатель либо же наймодатель за фиксированную плату передает арендатору (нанимателю) имущество в собственное владение на определенный промежуток времени.
- Отправитель – перевозчик.
- И многие другие.
Контрагенты продавец и покупатель
Продавец и покупатель являются контрагентами по отношению друг к другу. Когда между ними заключается договор, для продавца контрагентом становится покупатель, и наоборот, для покупателя – продавец. Продавец обязан продать необходимый товар (вещь) покупателю.
В свою очередь, покупатель в обязательном порядке должен принять товар (вещь) и заплатить за него полную стоимость в денежном эквиваленте. Как правило, между подобными контрагентами заключается договор купли-продажи.
Контрагенты залогодатель и залогодержатель
Залогодатель выступает как сторона, которая предоставляет собственное имущество в качестве залога, а залогодержатель, соответственно, лицо, которое принимает в залог имущество первой стороны.
Залогодателем и залогодержателем могут выступать и юридические, и физические лица. Между контрагентами заключается договор залога.
Взаимодействие предприятия с контрагентами
Успешность предприятия напрямую зависит от взаимодействия с контрагентами, которыми могут выступать клиенты, покупающие продукцию компании, поставщики и другие.
Большинство предприятий предпочитают использовать электронный документооборот, поскольку это может намного упростить работу с контрагентами. На сегодняшний день существует, как минимум, четыре варианта взаимодействия компании с контрагентами.
Например:
- Без электронного документооборота;
- Внутренний документооборот , который полностью автоматизирован;
- Нет внутреннего документооборота , но есть автоматизированный межкорпоративный;
- В наличии имеется как внутренний , так и межкорпоративный документооборот.
Каждое предприятие на свое усмотрение выбирает соответствующий вариант взаимодействия с контрагентами.
Заключение сделки
Перед заключением сделки с контрагентом в обязательном порядке необходимо проверить все его документы и получить на руки:
- Свидетельство о регистрации;
- Лицензию;
- Выписку;
- Свидетельство о том , что контрагент платит налоги;
- Банковские реквизиты.
Только после того, когда предприятие полностью познакомится и хорошо изучит предложенные документы, оно может заключать сделку с контрагентом.
В случае, если какие-то документы не были предоставлены, сделку лучше всего отложить на некоторый промежуток времени до выяснения всех обстоятельств.
Заключение договора с контрагентом
Договор между контрагентами является важной составляющей всей сделки и дальнейшей работы. Правильно составленный договор помогает не только следить за выполнением бухгалтерского и налогового учетов, но также избежать проблем с налоговой инспекцией.
Что же такое договор?
Согласно законодательству, договором считается взаимное соглашение двух или более сторон , где указываются права и обязанности контрагентов, а также возможность их изменение или же прекращения.
Только после подписания соответствующего документа возникают права и обязанности двух контрагентов, которые его подписали.
Сам договор может заключаться в определенной форме (письменной) и несколькими способами.
Например:
- Подписание одного единственного документа.
- Подписание договора осуществляется посредством обмена документов.
- Соглашение с офертой . Для того, чтобы договор считался действительным, нет необходимости его подписывать двумя сторонами (контрагентами). Договор вступит в силу сразу же после того, когда хотя бы одна сторона его подпишет.
Стоит отметить тот факт, что договор будет считаться заключенным, только после того, когда контрагенты достигнут полного взаимопонимания между собой и согласятся на все предложение условия.
Учет контрагентов на предприятии
Для учета контрагентов на предприятии могут использоваться достаточно большое разнообразие программ. С их помощью можно осуществлять учет контрагентов самых различных категорий, включая физические лица и юридические лица.
Одной из наиболее популярных программ является «Контрагенты предприятия 3.2». Эта программа предназначена для ведения всех контрагентов компании и учета их деятельности.
Стоит отметить, что она поддерживает сетевой режим работы.
Финансовые отношения
В ходе осуществления своей деятельности у предприятия, несомненно, возникают финансовые отношения с различными контрагентами. Они могут быть связаны с организацией производственного процесса, реализацией готовой продукции, с предоставлением услуг или же работ и многое другое.
Основой финансовых отношений являются денежные средства.
Клиент и партнер
Для каждого предприятия контрагент должен выступать не только в качестве клиента, а и как партнер. Благодаря тесному сотрудничеству можно будет установить не только доверительные взаимоотношения, но и с легкостью повысить имидж собственной компании.
Однако не каждая компания сможет выполнить подобную задачу, поскольку каждый клиент требует индивидуального подхода.
Оформление документов
При налаживании доверительных отношений между контрагентами и согласования всех условий, можно приступать к оформлению документов.
Сам договор может быть подписан несколькими способами, о которых уже ранее вспоминалось. Обязательным условием является наличие предмета договора и существенных условий.
Прием обязательств по договору
В каждом договоре должны быть прописаны права и обязательства сторон, которые его подписывают. Прием обязательств в обязательном порядке вступают в силу только после подписания документа. Но, если изменяется договор, в таком случае изменяются и принятые обязательства.
Комплексный подход к проверке контрагентов
Перед тем, как заключить сделку с контрагентом и в дальнейшем подписать с ним договор, предприятию необходимо проверить вторую сторону договора. Осуществить проверку можно несколькими способами.
Во-первых , с легкостью можно узнать информацию о контрагенте онлайн в интернете. Для этого предприятию необходимо узнать ИНН контрагента и проверить по государственному реестру или же в подходящей базе данных.
Во-вторых , можно приобрести специальную аналитическую программу, которая содержит информацию о многих налогоплательщиках.
Однако при проверке контрагенты желательно осуществлять комплексный подход, который включает использование, как первого, так и второго метода проверки.
Оптимизируем работу с контрагентами, или Как заставить технологии приносить
Владислав Никитин, Юрий Ткаченко, Константин Березин
Управление компанией
№1 (20) 2003г.
В этой статье рассказывается о том, что можно предпринять в работе с контрагентами с целью достижения максимальной эффективности взаимодействия. Метод объединяет технику управленческого учета и достижения информационных технологий.
Как это было организовано у форда
Первое упоминание об этом методе, которое мы нашли, - описание реорганизации службы оплаты поставок Ford Motors Company в начале 80-х годов. В этой службе у Форда было занято 500 человек. В то же время с аналогичной работой в компании Mazda справлялись 5 человек. С учетом того что размеры производства у Форда были в 20 раз больше, получалось, что служба по оплате поставок должна составлять около 100 человек! При этом даже с избыточным числом работников допускалось много ошибок в оформлении документов.
Сначала руководство Форда достигло следующих договоренностей с поставщиками:
- Оплата производилась после получения товара. Оплачивался не конкретный заказ, а просто периодически гасилась задолженность Форда перед поставщиками.
- Ликвидировался такой документ, как счет на оплату (invoice).
Была реорганизована автоматизированная система учета. Вместо 14 информационных элементов стало использоваться 3: обозначения поставщика и товара, характеристика количества.
Работники службы заказа товаров были снабжены связью с компьютерной базой данных о предложениях поставщиков, чтобы делать оптимальный выбор и фиксировать отправку поручения на покупку (purchase order).
В результате штат службы оплаты поставок был сокращен в 4 раза, качество работы стало лучше.
Анализ метода
Чтобы данная технология начала приносить деньги, необходимо провести работу по трем направлениям:
- Заключить предварительное соглашение с контрагентами.
- Осуществить реорганизацию учета запасов.
- Провести реорганизацию документооборота.
Предварительное соглашение с контрагентами (поставщиками или покупателями). С контрагентами достигаются договоренности: оплата товаров, услуг не за конкретную партию (заказ), а за периодическое погашение задолженности; минимум формальностей при оплате, оформлении и получении заказов. При таких условиях работы возрастают риски неплатежей для поставщика товаров и услуг, поэтому использовать данную схему могут только крупные надежные компании. От поставщиков требуется точная и оперативная информация о предлагаемых товарах и услугах (желательно в электронной форме и меняющаяся в реальном времени).
Реорганизация учета запасов. Проводятся сокращение (упрощение) номенклатуры и сокращение числа информационных элементов для описания оставшихся позиций. Пример подобных успешных мероприятий приводится в учебнике по управленческому учету1. Крупная компания производила около 4 тыс. типов батареек. Сократив производство до 400 типов, она потеряла всего 10% объема продаж, но прибыль удвоилась за счет снижения расходов на хранение складских запасов и сокращения персонала. Наверняка еще при этом во много раз сократились ошибки в учете товаров!
Реорганизация документооборота. Внедрение метода связано с качественным изменением документооборота. Основные направления изменений: сокращение видов документов, упрощение формы документов, замена документов с бумажными и электронными копиями на чисто электронные документы (это касается как внутренних, так и внешних документов).
Мы расскажем о подобном документообороте с заказчиками, который организовали и автоматизировали на фабрике фотопечати. На фабрику поступают заказы от населения через посредников - пункты приема, которые являются независимыми организациями. Объем - 10-15 тыс. заказов в день от нескольких сотен пунктов приема. Чтобы справиться с этим потоком минимальным количеством людей, была реализована следующая схема документооборота:
- Поступление от каждого пункта приема оформлялось накладной, где каждая строка была отведена под отдельный заказ от человека - клиента пункта приема. Таким образом, хотя число электронных документов - заказов от людей - измерялось тысячами в день, количество бумажных документов - накладных составляло только несколько сотен.
- Оплата услуг фабрики производится клиентами периодически, раз в неделю или в две, в зависимости от договоренности. Также периодически (не реже 1 раза в месяц) осуществляются и сверки взаиморасчетов.
- Созданную систему обслуживают всего 4 оператора, вводящих информацию о заказах с помощью сканеров бар-кодов, и 2 бухгалтера, отслеживающих состояние взаиморасчетов.
- Компьютерная система выявляет клиентов, у которых дебиторская задолженность растет быстрее их оборота, и ежедневно выдает бухгалтерам списку "нарушителей" и автоматически формирует письма-предупреждения. А ее клиенты "не исправляются", компьютерная система генерирует запрещение их обслуживанию на фабрике.
Созданная система учета и элей тронного документооборота реализована на платформе 1C SQL Server. Она успешно обрабатывает до 400 тыс. электронных документов в месяц (больше просто пока не требовалось). Для организации передовых методов учета совсем не обязательно начинать с приобретения сверх дорогих зарубежных компьютерных систем.
Следующий пример покажет, что дорогая, раскрученная, великолепно работающая компьютерная система - абсолютно недостаточное условие успешной реализации данного метода.
"Ложка дегтя"
А вот пример неудачного внедрения описываемого метода, взятый из материалов журнала "Инфобизнес" № 148 за 2001 г.: "Компания Hormel Foods, производящая консервов и прочей подготовленной к употреблению пищи ежегодно на 3,5 млрд долл., в марте прошлого года начала испытывать систему iProcurement, Интернет-решение Oracle, для того чтобы 12 тыс. служащих могли прямо с рабочих мест вести закупки товаров, услуг и материалов, необходимых в производстве, - от проверенных и доверенных поставщиков".
Обратите внимание на конец фразы. На электронную подпись надейся, а сам не плошай! Несмотря на то что законодательное регулирование электронного документооборота на Западе сделало в последнее время большие шаги, компания Hormel Foods на это явно не рассчитывала и не собиралась приглашать к участию в новых бизнес-процессах всех подряд. Ведь риск неплатежей и ошибочных поставок неизбежно вырастет, а число сотрудников, работающих с контрагентами, сократится в несколько раз, и некому будет принимать претензии и ходить по судам!
Компенсировать возросший риск можно только благодаря надежности контрагентов и предложения им части сэкономленных денег в виде более выгодных, чем ранее, цен. Делиться надо! Тогда избранным контрагентам будет выгодно быть честными.
И появятся экономические рычаги управления ими. Будешь нарушать установленные правила - отключат от спецобслуживания и станешь опять "как все". Консалтинговое агентство GartnerGroup назвало такой метод ведения бизнеса совместной коммерцией (collaborative commerce - коллаборативная коммерция или с-соттегсе - коммерция сотрудничества).
Как обстоят дела с электронной подписью в России?
Проблема электронной подписи состоит из двух частей: технической и юридической. Технически проблема успешно решается. Подтверждение тому - практически все банки предоставляют услугу "клиент-банк", базирующуюся на электронной подписи. Юридически же статус электронной подписи на "небанковских" документах в России регулируется недостаточно четко.
То есть "для своих", для фирм-участников такой совместной электронной коммерции электронная подпись будет иметь законную силу. Но в случае отказа от своих обязательств одним из участников получить деньги через суд дет невозможно. Единственная защита от подобного развития событий - года от электронной коммерции выше по сравнению с обычной для всех ее участников, а изгнание из такого сообщества приводит к большим финансовым потерям и неудобствам.
Пример - работа МГТС. Любой абонент московской телефонной сети может отказаться платить по счетам за телефон. Что за этим последует? Обращение МГТС в суд? В начале 90-х годов один из авторов работал внутренним аудитором телефонной сети Московской области, объездил десятки телефонных узлов и не помнит ни одного подобного случая, даже если неплательщиками были юридические лица. Потому что судиться - долго, a значит, экономически невыгодно. По этому неплательщикам просто отключали телефоны. Это было пострашнее суда! Поэтому подавляющее число абонентов платит аккуратно вообще без всяких подписей.
"Плохие", безнадежные долги - неизбежный атрибут деятельности предприятий, работающих по принципу "оплата по факту выполненных работ". Точно так же, как поиск нефти неизбежно сопровождается бурением какого-то процента "пустых" скважин, не дающих ничего. Но от этого нефтедобыча не становится убыточным делом. Рискованным, да, но риск можно вычислить и контролировать.
В описанном примере с фабрикой фотопечати риск неплатежей контролировался так: в Москве существуют всего две таких фабрики. Значит, неплательщик будет вынужден или бросить свой бизнес, или печатать фотографии самостоятельно (что невыгодно), или бежать к конкурентам. А их можно предупредить, и они предложат беглецу услуги на условиях предоплаты, поскольку он проворовался, а значит, крайне ненадежен. Поэтому крупные серьезные клиенты так не поступали, а мелкие большого ущерба нанести не могли.
При правильной организации работы с клиентами и коллегами-конкурентами потери от "плохих" долгов с лихвой компенсировались выгодами от снижения затрат.
В западных странах законодательство продвинулось в вопросе регулирования электронных подписей гораздо дальше. Однако из примера с компанией Hormel Foods видно, что на электронную подпись там тоже не слишком надеются, рассчитывая больше на надежность и проверенность контрагентов.
То есть "законность" эле? тронной подписи не является необходимым и достаточным условием для организации успешной совместной электронной коммерции. Ключ к решению - в правильном управлении контрагентами.
Но вернемся к нашему примеру: "Вскоре выяснилось, что iProcurement версии 4 не может справиться с учетом заказов в том стиле, как это всегда делалось в Hormel. Внедрение системы было затруднено еще и тем, что поставщики давали неточные данные о товарах в своих электронных каталогах. Для выверки каталогов Hormel пригласила специалиста в этих делах - компанию Requisite Technology. Первый же шаг в проверке каталогов по изделиям поставщика US Office Products выявил, что описания товаров неполны, а единицы измерений применяются странным образом. Например, в одном из случаев служащий получил 12 дюжин изделий вместо заказанной дюжины.
Выяснив, что программы Oracle не так-то просто приспособить для решения насущных задач, компания так и не приступила к увольнениям 500 служащих, что предполагалось одним из следствий автоматизации. Проект остался в "пилотной" фазе, а угроза увольнений отступила по меньшей мере до конца 2001 г."
Из примера очень хорошо видны опасности, подстерегающие фирмы во время подобной реорганизации:
- Компьютерная программа может начать выдавать неверные данные о состоянии склада и взаиморасчетах, а полностью проконтролировать ее бумажными копиями документов невозможно при данном методе в принципе. Отсюда - повышенные требования к надежности программного обеспечения, тщательнейшее его тестирование на этапе внедрения и постоянный контроль за его работой на этапе эксплуатации.
- Надежность контрагентов - величина переменная. И если на этапе тестирования системы она может быть "на уровне", то во время эксплуатации могут начаться задержки с поставками или с оплатой. Товары и материалы, вдруг начнут поставляться не те и ненадлежащего качества. Доказать же свою правоту будет очень трудно, поскольку бумажных документов просто нет. Поэтому персонал фирмы, вводящей у себя подобный метод ведения бизнеса, должен гораздо тщательнее контролировать соблюдение контрагентами договоренностей, чем сотрудники обычного предприятия.
Кроме того, данный метод очень чувствителен к смене руководства предприятия. Если это произойдет слишком быстро, то для вновь прибывших многие правила, установленные прежними руководителями, покажутся бессмысленными ритуалами. В этом случае новые начальники неизбежно начнут нарушать установленную технологию работы, расширят номенклатуру складских запасов, но прибыль от этого будет съедена расходами на учет и хранение. Увеличат количество контрагентов в 2 раза, набирая всех подряд, подняв, таким образом, прибыль на несколько процентов, но резко снизив управляемость и надежность системы. Ошибки в работе начнут резко расти, сотрудники станут "зашиваться", не справляясь с ситуацией. Претензии клиентов и поставщиков будут множиться вместе с их дебиторской задолженностью. И если отследить возникновение задолженностей нечистоплотных контрагентов будет еще возможно по электронной базе данных, то доказать это без бумажных документов будет весьма проблематично.
Предприятие, внедрившее у себя такой метод ведения бизнеса, становится похожим на "неустойчивый" истребитель пятого поколения, который обладает меньшим аэродинамическим сопротивлением по сравнению с устойчивым, что позволяет ему экономить топливо. Такие самолеты очень маневренны, могут выполнять фантастические фигуры высшего пилотажа, недоступные другим самолетам. Но если откажет его электронная система управления, он не спланирует, как это сделали бы самолеты прежних поколений, а камнем рухнет на землю...
- Алгоритм: как правильно работать с дебиторской задолженностью
- Как понять, что у контрагента финансовые проблемы
- Для чего может понадобиться третейское соглашение
- Какие показатели финансовой отчетности нужно проверять в первую очередь
Застройщик авансом оплатил услуги субподрядчика. Но тот сорвал сдачу объекта. На субподрядчике остался долг в размере 7 млн руб. Позже выяснилось: директор нерадивой фирмы каждые три года открывает строительную компанию, а затем закрывает ее с долгами, перерегистрируя на подставных лиц и адрес с выводом средств. Застройщик пригрозил должнику судом. В итоге стороны договорились о возврате долга ежемесячными платежами в течение года. Расскажу,используя несложный алгоритм.
Срочно проверьте своих партнеров!
Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное - перечень выявленных нарушений!
Этап 1. Проверьте контрагента
Перед заключением договора соберите данные о потенциальном партнере. Воспользуйтесь сервисами проверки и официальными источниками. Проверьте четыре показателя.
Регистрационные данные компании. Дата регистрации, адрес, название, ОКВЭД, наличие лицензий. Обязательно пробейте адрес компании. В моей практике однажды выяснилось, что по указанному компанией адресу находится «Церковь адвентистов седьмого дня».
Данные о руководителе и учредителях. В каких компаниях они работают или работали раньше, каким образом ликвидировали компании, подавали ли на них судебные иски. Приведу пример. Поставщик предложил торговой сети поставку рыболовных принадлежностей перед сезоном по очень низкой цене. Поверхностная проверка выявила, что все коды ОКВЭД компании касаются производства и продажи мебели. Тогда изучили историю руководителя. Обнаружили, что он уже ликвидировал компанию с похожим названием и привлекался к уголовной ответственности за незаконное предпринимательство. Торговая сеть не стала заключать контракт. В противном случае директора сети могли привлечь за приобретение и сбыт имущества, полученного преступным путем.
Финансовое состояние компании по . Объем выручки, кредиторской и дебиторской задолженности, чистой прибыли. Если вы уже работаете с данным контрагентом на условиях отсрочки платежа, ежеквартально проводите мониторинг финансовой отчетности компании.
Состояние банка, в котором контрагент держит расчетный счет. Проанализируйте, какую оценку банку дают рейтинговые агентства, международные и национальные, а также оцените его финансовые показатели (чистую прибыль, активы и т. п.). Это поможет избежать заморозки средств, если банк лишат лицензии.
Этап 2. Тщательно готовьте договор
Вы определили, что контрагент не «однодневка». Но и реальные компании могут испытывать финансовые трудности или нарушать условия договора.
Так, я знаю строительную организацию, которая, несмотря на хорошее финансовое состояние, оплачивает поставки товара на сумму менее 1 млн руб. исключительно через суд. Советую включить в договор пункты об оплате ваших покупок только по факту поставки, в том числе частей партии, или с отсрочкой, а о продаже ваших товаров только по предоплате.
Прежде чем работать с контрагентами, проанализируйте контракт на наличие уловок, которые позволят контрагенту безнаказанно нарушать условия. Пример уловки: пункт об отказе принимать возврат испорченного хрупкого товара. Часто в договорах не прописывают обязанности заказчика, порядок, сроки и условия приемки и поставки товара, условия предъявления претензий. Из-за этого заявителю трудно доказать свою правоту в суде.
- Как управлять дебиторской задолженностью, чтобы не поссориться с партнерами
Этап 3. Поручите контролировать исполнение договора конкретному сотруднику
В небольших компаниях это делают менеджеры по продажам, в крупных – специальные сотрудники, клиент-менеджеры. После поставки напомните о необходимости оплаты за три дня до даты платежа. В дальнейшем звоните каждый день, пока счет не оплатят. В случае закупки позвоните за три дня до даты отгрузки и уточните, не изменились ли сроки, нет ли препятствий для отгрузки.
Этап 4. Отправляйте претензию сразу после просрочки
Клиент вовремя не отгрузил или не оплатил товар? Отправьте на его имя претензию на следующий же день.
Установите жесткие сроки для оплаты, поставки либо для возврата товара или аванса. Выставьте дополнительные требования, если договор изначально был составлен некачественно. Заверьте у нотариуса электронную переписку с контрагентом. Это очень важное действие, которое поможет вам выиграть судебное дело. Распечатанная электронная переписка сама по себе не является доказательством в суде. Для этого есть особая процедура: нотариусы изучают переписку, фиксируют ее содержание в протоколе, а распечатку заверяют. Оформленные таким образом доказательства воспринимаются судом как допустимые.
Этап 5. Не затягивайте с судебным иском
Если вы досконально проверили контрагента, то до четвертого и пятого этапа вряд ли дойдете. Потому что с ненадежными партнерами работают без рисков: поставки по авансу, закупки с отсрочкой или с оплатой по факту. А с надежными контрагентами проблема дебиторской задолженности почти всегда решается еще на третьем этапе. Но человеческий фактор нельзя исключать. Тогда готовьте судебный иск без промедления.
- Заключение договора с контрагентами: 3 условия, позволяющие уменьшить размер дебиторки
Экспертное мнение
Илья Попов, Независимый финансовый эксперт, Москва
Несколько советов, как работать с контрагентами в условиях экономической нестабильности.
Совет 1. Проведите анализ банков, обслуживающих ваших клиентов.
Совет 2. Подпишите с клиентом соглашение о безакцептном списании денежных средств с его расчетного счета.
Совет 3. Вставьте в договор фразу: «Все споры по настоящему договору передаются на разрешение по выбору истца или в государственный суд (пример: в Арбитражный третейский суд г. Москвы)». Пункт о третейском соглашении включают в раздел «Порядок разрешения споров», в новый договор, в дополнительное соглашение к договору при просрочке или оформляют в виде отдельного соглашения. Третейский суд выносит решение по делу за 14 дней от даты подачи заявления. Кроме того, в суд можно не приезжать самостоятельно, а общаться через его личный кабинет по видеосвязи. Так удобнее работать с региональными клиентами.
Совет 4. Отгружайте товар с отсрочкой платежа только по предоставлению банковской гарантии. Если клиент не оплатит долг, вы предъявите документ банку и получите свои деньги за отгруженный товар.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Рассмотрение организационной структуры, должностных инструкций и режима работы магазина "Эксперт". Изучение маркетинговой деятельности фирмы: сегментация покупателей, поиск поставщиков товаров, процедура ценообразования, оценка конкурентоспособности.
отчет по практике , добавлен 05.02.2010
В работе поднимается тема эффективности хозяйственных связей, которая выражается в закупках товаров у изготовителей по более низким ценам за счет сокращения числа посредников, участвующих в торговом обороте. Изучение и поиск поставщиков товаров.
курсовая работа , добавлен 18.01.2009
Характеристика рейтингового и затратно-коэффициентного методов оценки работы поставщиков. Анализ эффективности хозяйственных связей ОАО "Магнит". Разработка мероприятий по улучшению организации мониторинга показателей работы поставщиков на предприятии.
курсовая работа , добавлен 13.02.2012
Модели поведения покупателей. Факторы, влияющие на поведение деловых покупателей. Анализ поведения деловых покупателей предприятия ОАО "Моготекс". Анализ покупателей тканей, швейных изделий. Направления по совершенствованию работы с деловыми покупателями.
курсовая работа , добавлен 08.04.2015
Процесс выбора поставщиков. Преимущества и недостатки основных типов отношений с поставщиками. Поиск, обработка и анализ информации по рынкам закупок и поставщикам. Анализ потенциальных поставщиков по критериям. Основные правила работы с поставщиками.
реферат , добавлен 28.05.2014
Сущность, цель и значение закупочной работы. Организация закупок и выбор поставщиков. Анализ закупочной деятельности торгового предприятия ИП Меркулова. Оценка коммерческой работы по оптовым закупкам товаров на предприятии, управление товарными запасами.
курсовая работа , добавлен 22.10.2014
Раскрытие экономической сущности логистики как системы управления каналами товародвижения. Изучение системы логистического исследования закупочной и бизнес-логистики. Критерии анализа товарного рынка и поиск поставщиков. Функции логистики складирования.
реферат , добавлен 29.12.2014
Элементы комплекса маркетинга обувного магазина. Основной принцип работы с поставщиками. Аудит текущей ситуации. Матрица Бостонской консалтинговой группы. Расчет наценки на продукцию. Сегментирование рынка и выбор целевого сегмента. Изучение рынков сбыта.
курсовая работа , добавлен 26.11.2014